Magična pravila za boljši izkoristek časa

Delate veliko nadur in vam kljub vsemu ne uspe narediti vsega, kar bi morali? Se počutite pod stresom, ker ne morete več obvladati časa? Vprašajte se, kako dobro ga dejansko izkoristite. Pokazatelj dobrega menedžerja namreč niso ure, ki jih preživljate v pisarni, ampak rezultate, ki jih s tem dosežete. Če želite boljši izkoristek delovnega časa, sledite naslednjim pravilom.

1. Uporabljajte orodja za upravljanje časa
Danes med programskimi orodji obstajajo številni programi, s pomočjo katerih lahko učinkovito organizirate svoje delo in dobro razporedite svoj čas. S pomočjo teh programov lahko načrtujete svoje sestanke, jim določite, da vas vnaprej opozorijo na pomembne dneve in si olajšate organizacijo službenega in zasebnega življenja.

2.  Sledite prioritetam

Vsak dan se naj začne z majhno rutino, v kateri svoje naloge ocenite glede na prioriteto, ki jo imajo za doseganje vaših ciljev. Če imate v enem dnevu na primer 15 nalog, ki jih morate opraviti, se pred tem vprašajte, koliko izmed njih jih resnično morate tisti dan narediti. Tem nalogam pripišite prioritetno oceno 1, preostanek nalog razvrstite glede na njihovo pomembnost. Na tak način boste opravili vse, kar je resnično potrebno, in se znebili stresnega občutka nemoči, ki se pojavi, ko smo preveč obremenjeni z delovnimi nalogami.

3.  Naučite se delegiranja
Ne glede na to, kako majhno je vaše podjetje, nikakor vam ni treba, da vse naloge postorite sami. Na žalost si morate priznati, da niste vsemogočni in da vseh nalog ne morete opraviti enako hitro in učinkovito. Zato zase obdržite tiste naloge, ki so po svojem obsegu in zahtevnosti primerne vašim sposobnostim (torej niso premalo ali preveč zahtevne), preostanek nalog pa razdelite med ljudi, za katere veste, da bodo te naloge bolje (ali hitreje) opravili kot vi. Tudi če ste samostojni podjetnik in nimate nikogar zaposlenega, lahko nekatere stvari prenesete na druge, in sicer s tem, da se poslužite outsourcinga storitev, vi pa vaš čas namenite tistemu delu, ki ga opravite najbolje. Tako boste optimizirali vaš čas in denar.

4. V vaše življenje vnesite rutino
Rutina nam omogoča, da je naše življenje manj stresno. Prav tako smo s pomočjo rutine bolje pripravljeni na dan, ki je pred nami, in vemo, kako se kateri stvari streže. Tako smo pri početju rutinskih nalog veliko bolj produktivni kot pri novih nalogah, saj je presenečenj veliko manj in postopki so nam jasni. Preveč rutine res ubija, vendar pa prava mera rutine povečuje vašo učinkovitost.

5. Postavite si časovni okvir za posamezno nalogo
Vseh nalog v dnevu ne morete počenjati v nedogled. Sestanki se na primer lahko zavlečejo čez več ur, če jih časovno ne opredelimo. Zato je smiselno, da se posamezne naloge omejijo s časom in da je ta omejitev znana vsem, ki so v proces naloge vključeni. Na tak način bodo poskrbeli, da bo čas, ko se naloga opravlja, veliko bolje izkoriščen.

6. Bodite organizirani
Porabite veliko časa pri iskanju datoteke na računalniku? Se večkrat na dan vprašate, kje je vaš mobilni telefon ali kje so vaši ključi? Na tak način izgubljate pomembne minute in si kreirate nepotrebni stres. Vzemite si čas in si lepo razporedite posamezne datoteke v smiseln sistem arhiviranja, po katerem se boste dobro znašli. Morda boste v sam proces morali investirati nekaj ur, vendar verjemite, da se vam bo investicija hitro povrnila. Prav tako si podoben sistem naredite za shranjevanje dokumentov v vaši pisarni. Tudi ključ in mobilni telefon si zaslužita svoj »osebni« prostor. Določite, kje je ta prostor, in ju vedno odlagajte na isto mesto.

6. Izkoristite čas, ko čakate
Čakanju se ne moremo izogniti: čakamo v prometu, v ordinacijah, v vrsti na banki itd. Namesto da tisti čas preklinjate čakanje in postajate nestrpni, si ga koristno zapolnite. Vedno nosite s sabo kak članek, ki bi ga morali prebrati, pa ga ne utegnete, kakšno poročilo, ki še ni prišlo na vrsto ali kako drugo delovno nalogo. Ko boste obtičali v prometu, si v radio raje vstavite CD in obnovite svoje znanje poslovne angleščine ali pa razmislite o novi poslovni strategiji, kot pa da izgubljate živce in se dolgočasite. Tako boste mimogrede opravili veliko delovnih nalog, ki jih že nekaj tednov prelagate.