Letni razgovor mora:
- Biti sistematičen, organiziran in vnaprej dogovorjen
- Povzemati uspehe, dosežke in razvoj posameznika v preteklem obdobju
- Načrtovati cilje in rezultate dela v prihajajočem obdobju
- Načrtovati aktivnosti, ki bodo podprle te cilje
- Omogočiti osebni in strokovni razvoj (pobude za izobraževanje ipd.)
- Zaposlenemu omogočiti, da izrazi svoje zadovoljstvo z organizacijo in vodstvom
- Omogočiti vodji, da zaposlenemu ponudi povratno informacijo glede njegovega dela, pričakovanj zanj in kariernem razvoju
Osnovne informacije o letnem razgovoru:
- Če je možno, naj se ne izvaja v pisarni nadrejenega ali podrejenega, temveč nekje, kjer nihče nima »superiornega položaja« in ju ne bodo motili telefoni in obiski.
- Izvaja se s pomočjo obrazca. Tega naj bi zaposleni izpolnil nekaj dni pred razgovorom in ga posredoval vodji. Vodja izpolni še svoj del obrazca, nato ga na razgovoru predelata. Obrazec lahko na koncu oba podpišeta.
- Vsi vodje, ki letne razgovore izvajajo, morajo biti za to usposobljeni in dobro razumeti pomen letnih razgovorov.
- Priporočljivo je, da se letni razgovori izvajajo na vseh ravneh organizacije, vsekakor pa so obvezni za nižji in srednji menedžment ter druge strokovnjake v podjetju.
Naloge kadrovske službe so, da pripravi obrazce in jih prilagodi zahtevnostim posameznega delovnega mesta. Za manj zahtevna delovna mesta in ljudi z nižjo funkcionalno pismenostjo je treba pripraviti poenostavljen obrazec, v katerem se osredotočimo na: kakovost opravljanja delovnih nalog, spoštovanje organizacijskih pravil, zadovoljstvo z organizacijo in oceno vodje. Za zahtevnejše kadre se pripravi podrobnejši obrazec, ki je nadalje pomembna opora pri izdelavi kariernih načrtov in oblikovanju načrta izobraževanja. Obrazce se pripravi glede na potrebe organizacije in na osnovi potreb delovnega mesta
Prav tako mora kadrovska služba spremljati izvedbo letnih razgovorov in poskrbeti, da so izvedeni vsi planirani letni razgovori ali pa vsaj velika večina (90 odstotkov). Po koncu naredi analizo izvedenih letnih razgovorov. Iz prejetih obrazcev izpiše informacije, ki so pomembne za posameznikov osebni razvoj, prav tako izpelje splošne ugotovitve in na njihovi podlagi predlaga nadaljnje organizacijske ukrepe, ki lahko zadevajo organizacijske spremembe, izobraževanje vodstva ali razvoj zaposlenega.
Praviloma se letni razgovori izvajajo enkrat letno. Priporočljivo je tudi, da se uvede polletni (krajši) razgovor, v katerem se vodja in zaposleni osredotočita predvsem na doseganje posameznikovih ciljev in nudenje podpore pri teh ciljih
Pogosta vprašanja